هذه المقالة تم نشرها بمجلة واحة الحاسب العدد 63 لعام 2010
SharePoint يشتق اسمه من كلمتين: Share والتي تعني مشاركة, و Point والتي تعني نقطة, وبذلك يمكن تعريف SharePoint على أنه المكان الذي يمكن مشاركة شيئا ما ضمنه, هذا الشيئ هو عادة جميع مصادر معلومات المؤسسة والتي تكون بصيغ مختلفة مثل الوثائق, التقارير, التقاويم, التعميمات, الجدوال, واي معلومات اخرى يمكن نشرها.
الشيربوينت بتعريف اخر اكثر دقة هو بوابة معلومات المؤسسات من ميكروسوفت والذي يمكن اعداده ليكون بوابة المؤسسة الداخلية من خلال شبكة الانترانت, وبوابة المؤسسة للعملاء والشركاء من خلال الاكسترانت, وبوابة المؤسسة العامة على شبكة الانترنت. تقنية الشيربوينت تتكون من منتجين اساسيين وهما خدمات الشيربوينت SharePoint Service وخادم الشيربوينت SharePoint server. خدمات الشيربوينت هي منتج مجاني ولا يحتاج لتراخيص ويستخدم عادة في المؤسسات لإدارة الوثائق والمشاريع الصغيرة وهي مصممة للافراد والمجموعات, بينما يستخدم خادم الشيربوينت بواسطة الشركات المتوسطة الى الكبيرة لإدارة كل ما يجول بالخاطر من معرفة.

الشيربوينت هو ايضا مكان يمكن لجميع الموظفين الإلتقاء ضمنه - بشكل افتراضي - والعمل على مشروع او وثيقة معينة وتقديم طلب الاجازة وطلب مساعدة من قسم الحاسب الالي او مناقشة موضوع يهم جزء من الموظفين. قد يخطر ببال القارئ الكريم ان جميع ما ذكر يمكن بالفعل تحقيقه بدون تقنية مثل الشيربوينت وهذا صحيح, لكن مع الشيربوينت جميع ما ذكر سيصبح اكثر تنظيما وضمن معايير عالية الجودة للحفظ والتصنيف والاسترجاع. لذلك يمكننا ان نطبق مبدء "مؤسسة بلا اوراق" اذا ما تم تطبيق الشيربوينت بالشكل الصحيح, حيث سيصبح من السهل ايجاد الوثائق, والنماذج الادارية والفنية وكذلك يمكن الحصول على اخر المعلومات حول مشروع معين وستكون هذه المعلومات متاحة لجميع اعضاء المشروع والمدراء وجميع الموظفين المخول لهم الوصول للمعلومة في اي وقت واي مكان.
الشيربوينت يتيح للمؤسسات امكانيات متقدمة من التحكم والتحويل والموافقة والمصادقة ونشر الوثائق. وكما نعلم ما زالت العديد من المؤسسات تستخدم الوثائق الورقية مثل الفواتير, سجل المريض, نماذج التأمين, والعديد من الامثلة الاخرى. هذه الوثائق يتم نسخها عدة مرات ونشرها لعدة جهات حسب الحاجة. الان واذا ما تمكنا من تحويل هذه الوثائق الورقية وجميع المعاملات المتعلقة بها الى الصيغة الالكترونية, عندها فقط يمكن الوصول لهذه نسخة الكترونية من اي مكان بدون الحاجة لطباعتها او توزيعها يدويا او اتلافها فيما بعد.
طبعا لا نحتاج لعمل حسابات لمعرفة كم من الاشجار يمكن ان يتم المحافظة عليها بتقليل استهلاك الاوراق, بالتأكيد كلنا يعلم كم هذا مفيد بيئيا, لكن هذه المقالة بالتأكيد ستتكلم عن الجوانب الفنية لتقنية الشيربيونت وسنلقي الضوء عليها وعلى اهم ميزاتها والفائدة من استخدامها, تمهيدا لمقالات قادمة اكثر عمقا ان شاء الله.
فوائد استخدام تقنية الشيربوينت:
1- الشيربيونت يساعد على تحسين التفاعل بين الموظفين وذلك بتوفير خيارات اتصال افضل بينهم وتوفير ميزات ادارة المشاريع, وادوات الجدولة والتنبيهات للمستخدمين عبر البريد الالكتروني.
2- يساعد المؤسسات على تتبع وايجاد (البحث) والاحتفاظ بالمعرفة منظمة ومترابطة حيث يوفر ميزات مثل تتبع المعدات وادارة الوثائق وتجميع النماذج بالاضافة لتسجيل كل الافعال التي قام به شخص ما على معلومة ما.
3- يسمع للاعمال بتعريف وتسيير وتوثيق شتى مجالات اجراءات العمل عبر استخدام محركات سير العمل.
4- يقدم الشيربوينت امكانيات متقدمة لتجميع جميع المعلومات من عدة مصادر بالاضافة لإستصدار التقارير المطلوبة لهذه المعلومات وذلك بالسرعة والدقة المطلوبة.
5- اخيرا يمتلك الشيربوينت امكانيات لإنشاء وتفعيل تطبيقات سريعة مثل تقديم خدمات الدعم الفني وادارة المشاريع وادارة السجلات والارشيف وادارة قاعات الاجتماعات والادوات والمعدات المتوفرة وجدولة هذه الاجتماعات والعديد من التطبيقات الاخرى التي تحتاجها المؤسسات.
الشيربوينت تم تصميمه لحل العديد من المشاكل التي تواجه ادارة الاعمال الحديثة. الشيربوينت يقدم العديد من الحلول, حيث تمثل هذه الحلول مجموعة من الميزات التي تشكل بالمحصلة حلا لمشكلة قائمة. قبل القاء الضوء على بعض هذه الحلول يجب التنويه على ان هذه الحلول لست ثابته بمعنى انها قابلة للتخصيص حسب احتياجات المستخدمين وحسب نمط الاعمال السائد في المؤسسة.
الدعائم الستة لتقنية الشيربوينت:

1- التفاعل والتعاون Collaboration: عند تحقيق التكامل بين مساحات العمل والمواقع والمهام والمنتديات والاستفتاءات المختلفة والمدونات وخدمات النشر نكون قد حققنا مبدء التفاعل والتعاون بين جميع الموظفين فيما بينهم من جهة وبين المعلومات المتوفرة من جهة اخرى. الشيربوينت يساعد المؤسسات وذلك بتوفير منصة يمكن الاعتماد عليها لمشاركة المعلومات والعمل عليها ضمن مجموعات او مجتمعات.
2- البوابة الرقمية Portal: البوابة الرقمية هي المكان الاوحد الذي يربط الموظفين بمعلومات المؤسسة الاساسية والتجارب المتوفرة والتطبيقات المستخدمة. تتوفر البوابة الرقمية ضمن الاصدار المدفوع وهو الخادم ولا تتوفر ضمن الخدمات المجانية, ونود الاشارة هنا الى ان البوابة الرقمية ضمن الشيربوينت تعتبر الاكثر شهرة بين قريناتها من المنتجات الاخرى, حيث تعتمد على تقنية Web Parts والتي تساعد المؤسسات على تخصيص شكل البوابة واضفاء الطابع الشخصي لكل مستخدم.
3- البحث المتقدم Search: يحتوي الشيربوينت على محرك بحث متقدم ويساعد وجود هذا المحرك على زيادة الانتاجية وتقليل كمية المعلومات الغير لازمة لكل من الموظفين والشركاء والعملاء الراغبين بالبحث عن المحتوى المطلوب وذلك ضمن اوعية التخزين المتعددة وصيغ الملفات المختلفة. نتائج البحث المسترجعة تخضع لأذونات الامان, حيث لا يمكن ان تظهر نتائج لمستخدم ما لا يملك الأذونات اللازمة. اخيرا هذا المحرك يساعد على ايجاد الاشخاص والخبرات في مجالات محددة حسب الرغبة.
4- ادارة محتويات المؤسسة Enterprise Content Management: المعلومات الغير مهيكلة اصبحت كابوس لجميع المؤسسات, حيث تقوم هذه المؤسسات بإنشاء العديد من هذه المعلومات والتي يتعدد اشكالها وصيغها ويصعب السيطرة عليها وتنظيمها وتصنيفها. هذه المعلومات يمكن ان تكون وثائق, رسائل بريد الكتروني, ملفات صوت وصورة, صفحات ويب, والعديد من الانواع الاخرى. هذه المعلومات تتواجد عادة بشكل عشوائي وهذا ما يجعل من الصعب ادارتها والسيطرة عليها وبالتالي يصعب استخدامها كأصول رقمية ثابته ذات فائدة قيمة. ادارة محتويات المؤسسة هي احدى المكونات الاساسية لأي مؤسسة والتي تساعد على تجاوز والتغلب على هذه التحديات. يمكن اختصار مبدء "ادارة محتويات المؤسسة" بالاحرف ECM وعادة يتكون هذا المبدء من عدة وظائف هامة والتي هي: إدارة الوثائق, ادارة السجلات والارشيف, ادارة محتويات الويب.

5- إدارة اجراءات العمل والنماذج الرقمية Business Processes: يحتوي خادم الشيربوينت على محرك لسير الاعمال وادارة اجراءات العمل. تتنوع استخدامات سير العمل لتشمل مسارات المصادقة, او المراجعة والتدقيق او الاجراءات الخاصة بالارشفة, بالاضفافة لأتمتة جميع الاجراءات الادارية المعمول بها داخل المؤسسات. خادم الشيربوينت يتيح فرصة انشاء وصيانة وتحليل محركات سير العمل حسب الاحتياجات الخاصة والذي يؤدي بالنتيجة لتسهيل عمليات التفاعل والتعاون لإنجاز الاعمال المطلوب بكفاءة وسرعة. من جهة اخرى فإن النماذج الرقمية هي الجزء المكمل لأي محرك سير عمل, حيث يتكون الشيربوينت من محرك خاص لإنشاء النماذج الرقمية والتي تساعد على تجميع البيانات والتحقق من صلاحيتها. اعظم ميزات هذه النماذج انها تدعم معيار XML الشهير والذي يتيح التعامل مع هذه النماذج بواسطة تطبيقات مختلفة بغض النظر عن البيئة التي تعمل بها هذه التطبيقات.

6- الاعمال الذكية Business Intelligence: الاعمال الذكية هي مجموعة من الادوات الذكية والتي تعتبر المفضلة لدى متخذي القرار والادارات العليا في المؤسسات حيث تتيح لهم الوصول وتحليل المعلومات في اي وقت واي مكان. هذه الادوات تسمح للمدارء إنشاء التقارير والاحصائيات المطلوبة, بالاضافة لتكوين صفحات تجميعية لبعض مؤشرات الاداء الحيوية والحساسة والتي توفر لمتخذي القرار المعلومات الضرورية للقيام بأعمالهم.
هذه الدعائم الستة تعمل فيما بينها لتنتج نظاما متكاملا من الادوات الذكية والتي تساعد الجميع للعمل كفريق عمل واحد. الشيربوينت مفيد للغاية لأي مؤسسة تسعى لإيجاد الية لتفاعل موظفيها فيما بينهم عبر استخدام الوثائق او البريد الالكتروني او المستندات المطبوعة او حتى المحادثات الصوتية. كذلك يقوم الشيربوينت بإستضافة جميع هذه المعلومات في مكان مركزي واحد ويسمح بإسترجاع هذه المعلومات وتحديثها بدون متاعب كبيرة. الشيربوينت سهل وسريع التثبيت ضمن خادم ذو مواصفات متواضعة – حسب حجم العمل. كذلك يتكامل خادم الشيربوينت مع جميع تطبيقات Office والتي اصبحت شائعة وسهلة الاستخدام, حيث توفر تطبيقات Office بالتكامل مع الشيربوينت ادوات ذكية للموظفين لتسهيل عمليات التفاعل مع بعضهم البعض.
في الختام, الشيربيونت يوفر عمليات ذات كفاءة اعلى وتنظيما اكبر مقابل الحصول على انتاجية اكبر ورغبة متزايدة بالاستخدام من قبل الموظفين. ويمكن اخيرا وصف الشيربوينت على انه البيئة التي يمكن تفعيلها سريعا والنمو معها بطريقة سلسلة وقابلة للتطور بشكل مستمر.
كاتب المقالة: المهندس سامر نزال (مستشار تقنيات الشيربوينت ومطور تطبيقات)